Säännöt on hyväksytty 24.3.2022 pidetyssä vuosikokouksessa.
1 § Yhdistyksen nimi on Julkisen alan viestijät ry, Offentliga kommunikatörer rf ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki. Yhdistyksen kielet ovat suomi ja ruotsi, rekisteröimis- ja pöytäkirjakieli on suomi.
2 § Yhdistyksen tarkoituksena on toimia valtion, kuntien ja muiden julkisen alan viestijöiden valtakunnallisena verkostona, vahvistaa jäsenten ammatti-identiteettiä ja kehittää heidän osaamistaan sekä lisätä heidän ammatillista arvostustaan. Tavoitteena on samalla parantaa julkisen viestinnän laatua ja arvostusta yleisemminkin.
Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan
3 § Yhdistyksen jäseneksi voidaan hyväksyä valtion ja kuntien sekä niiden omistamien tai hallitsemien yhteisöjen ja yhtiöiden, oppilaitosten ja korkeakoulujen sekä muiden julkisoikeudellisten yhteisöjen, seurakuntien ja yleishyödyllisten yhteisöjen viestintää joko pää- tai sivutoimisesti hoitavat henkilöt. Jäseniksi voidaan hyväksyä myös muissa kuin viestintätehtävissä työskenteleviä julkisen alan työntekijöitä, jos he edistävät toiminnallaan merkittävästi yhdistyksen päämäärien toteutumista. Jäseneksi pyrkivän tulee hyväksyä yhdistyksen tarkoitus ja säännöt.
Hallitus hyväksyy uudet jäsenet hakemuksen perusteella. Jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous. Jäsenmaksun maksaminen on edellytys yhdistyksen kokouksiin ja jäsentapahtumiin osallistumiselle.
Yhdistyksen hallitus voi nimetä kunniajäseniksi yhdistyksen toiminnassa erityisen aktiivisesti mukana olleita tai yhdistyksen tavoitteita ansiokkaasti edistäneitä henkilöitä. Kunniajäsenillä ei ole jäsenmaksuvelvollisuutta.
4 § Yhdistyksen jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla erostaan kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan merkittäväksi. Hallitus voi lisäksi katsoa eronneeksi jäsenen, joka ei ole maksanut edellisenä kalenterivuonna jäsenmaksuaan.
Yhdistyksen jäsen voidaan hallituksen päätöksellä erottaa yhdistyksestä, jos hän on toiminnallaan yhdistyksessä tai sen ulkopuolella estänyt yhdistyksen päämäärien toteuttamista. Jäsenellä on oikeus saattaa erottamistaan koskeva hallituksen päätös yhdistyksen kokouksen tutkittavaksi ilmoittamalla siitä puheenjohtajalle kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa erottamispäätöksestä tiedon saatuaan. Tämän ilmoituksen perusteella hallitus on velvollinen ottamaan erottamista koskevan asian esille seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Erottamispäätöksen vahvistamiseksi vaaditaan yhdistyksen kokouksen kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistö.
5 § Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 4 – 8 muuta varsinaista jäsentä sekä 0 – 8 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä hallituksen keskuudestaan nimenkirjoittajaksi oikeuttaman henkilön kanssa.
6 § Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
7 § Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla joko kokouksen aikana tai ennen kokousta.
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään maaliskuussa ja syyskokous marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Ylimääräinen yhdistyksen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten todistettavasti pyytää.
Kutsu yhdistyksen kokouksiin on julkaistava yhdistyksen verkkosivuilla ja lähetettävä jäsenille vähintään 14 vuorokautta ennen kokousta kirjeitse tai sähköpostitse. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
8 § Varsinaiset kokoukset
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle
6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
7. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa
8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
9 § Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.