HE s. 97 ”Hallinto-osasto hoitaisi viraston kirjanpitoyksikkö- ja talousjärjestelmätehtävät, henkilöstöhallinnon tehtävät, tietohallinnon ohjaustehtävät, palvelut ja palveluhankinnat sekä viestinnän tukipalvelut ja viestintäpalveluhankinnat, lukuun ottamatta muun muassa työsuojeluosaston viestintää.”
HE s. 168 ”Viraston sisäinen hallinto tuottaisi koko virastolle yhteisiä hallinto- ja kehittämispalveluja. Yhteisiä hallinto- ja kehittämispalveluja olisivat esimerkiksi viraston henkilöstö-, talous-, asiakirja-, tieto-, toimitila-, kehittämis- ja viestintäpalvelut sekä yleishallinnon palvelut. Hallinto-osasto ei tuottaisi esimerkiksi viestintäpalveluja työsuojelun osastolle, joka vastaisi jatkossakin itsenäisesti viestinnästään nykytilaa vastaavalla tavalla.”
Julkisen alan viestijät JAT ry on huolissaan viestinnän suunnitellusta asemoitumisesta ja roolista uudessa virastossa. Viestintätoiminto on lakiluonnoksessa määritelty sisäisiin hallintopalveluihin sisältyväksi tukipalveluksi.
Tämä asemointi ja rooli on ristiriidassa sen kanssa, että viestintä määritellään nykyään strategiseksi toiminnoksi, jonka paikka on johtoryhmässä. Viestinnän pitää olla paikalla siellä, missä päätöksiä valmistellaan ja tehdään, miettimässä alusta alkaen kohderyhmiä, viestinnällisiä valintoja, vaikuttavuutta ja mahdollisia riskejä.
Lakiluonnos on ristiriidassa valtioneuvoston kanslian antaman valtionhallinnon viestintäsuosituksen kanssa, joka korostaa viestinnän strategista roolia:
”Toimintaympäristön nopea muutos edellyttää viestinnältä kykyä uudistua. Ennen kaikkea se kuitenkin edellyttää yhä tavoitteellisempaa johtamista, pitkäjänteisempää suunnittelua sekä entistä parempia työkaluja viestinnän mittaamiseen ja arviointiin. Viestintä onnistuu parhaiten, kun se kytketään osaksi strategista johtamista, jolloin koko organisaation sanat ja teot ovat tasapainossa.”
”Viestintä on välttämätön osa strategista johtamista. Organisaatio ei pysy elinvoimaisena tai ylipäätään toimintakykyisenä ilman suunniteltua ja johdettua viestintää. Viestintä on organisaation strategista toimintaa, jota johdetaan, suunnitellaan, kehitetään ja budjetoidaan kuten kaikkea muutakin toimintaa.”
”Tuloksellinen viestintä on mahdollista vain silloin, kun koko organisaatio on sitoutunut yhteisiin tavoitteisiin alusta lähtien. Siksi viestinnän pitää olla päätöksenteon ytimessä, kuten edustettuna johtoryhmässä ja osa strategista johtamista.”
”Viestinnällä on mahdollista saada runsaasti lisäarvoa organisaatiolle, kunhan muistetaan, että se on muutakin kuin tuki- tai tilaustoiminto.”
(Avoimesti Ajassa. Valtionhallinnon viestintäsuositus 2023. Valtioneuvoston kanslian julkaisuja 2023:11)
Lakiluonnoksessa oleva viestinnän asemaa koskeva kirjaus on ristiriidassa myös hallitusohjelman kanssa. Hallitusohjelmassa todetaan, että ”viestintä on olennainen osa strategista johtamista”. (Vahva ja välittävä Suomi. Pääministeri Petteri Orpon hallituksen ohjelma. Valtioneuvoston kanslian julkaisuja 2023:58)
Viraston onnistuminen laajassa ja yhteiskunnallisesti tärkeässä tehtävässään edellyttää johtamiseen ja päätöksentekoon integroitua strategista viestintää, jota ei pysty toteuttamaan hallinnollisena tukipalveluna. Viestintä on keskeinen voimavara strategisten tavoitteiden ja muutosten toteuttamisessa, asiakaslähtöisyydessä, vuorovaikutteisuudessa, luottamuksen rakentamisessa ja vaikuttavuuden luomisessa. Viestintä kietoutuu kaikkiin organisaation toimintoihin kaikilla tasoilla.
Viestinnän ammattilaisilla tulee olla laaja-alainen ymmärrys virastokokonaisuudesta, eri toimialojen toiminnasta, niiden strategisista tavoitteista ja toimintojen liittymäpinnoista toisiinsa. Tämä jää puuttumaan, jos viestintä jää hallinnolliseksi tukipalveluksi ja osaksi sisäistä hallintoa. Viestinnän typistyminen suorittavaksi ja reaktiiviseksi tukitoiminnoksi ei vastaa nykyajan viestintäkäsitystä eikä niitä odotuksia ja vaatimuksia, joita valtionhallinnon virastojen viestintään enenevästi kohdistuu.
Lupa- ja valvontavirasto on uusi viranomainen ja aloittaa toimintansa taloudellisesti haastavana aikana. Viraston on kyettävä heti alusta saakka rakentamaan mainettaan ja saavuttamaan sen toimintaa tukeva auktoriteetti. Jos viestintä mielletään hallinnolliseksi tukitoiminnoksi eikä sitä päästetä alusta asti keskeisiin päätöksentekopöytiin, menetetään maineenrakentamismahdollisuus. On huomioitava, että Lupa- ja valvontaviraston toimiala edellyttää tulevalta virastolta vakaata mainetta ja luottamusta asiakkaiden ja sidosryhmien silmissä. Toimiala on kuitenkin kriisiherkkä ja viraston on varmistettava hankalissa ja nopeissakin tilanteissa, että se säilyttää auktoriteettinsa ja maineensa. Tämä onnistuu sujuvimmin, kun viestintä on organisoitu suoraan pääjohtajan alaisuuteen. Ellei viestintä ole edustettuna johtoryhmässä, saattaa kriiseissä tulla hankalia tilanteita, jolloin viraston maineeseen suoraan vaikuttavia asioita käsitellään toissijaisen tiedon varassa. Virastoissa on valitettavia esimerkkejä, miten viestinnän asettamisella hallinnolliseksi tukitoiminnoksi menetetään arvokkaita mahdollisuuksia. Esimerkiksi Digi- ja väestötietovirasto puolestaan panosti perustamisaikanaan voimakkaasti viestintään ja myös organisaatiossa viestintä on osa johtoryhmää ja suoraan pääjohtajan alaisuudessa. Tulokset näkyvät positiivisesti viraston maineessa ja helpottavat viraston asiakkaiden asiointia ja sitä kautta suoraan liiketoimintaa.
Julkisen alan viestijät JAT ry katsoo, että Lupa- ja valvontaviraston viestintä on tarkoituksenmukaista organisoida pääjohtajan välittömässä alaisuudessa toimivaksi omaksi yksikökseen, niin kuin se on valtaosassa virastoja organisoitu. Ammattimaisella viestinnällä on tällöin parhaat edellytykset toimia osana strategista johtamista ja edistää viraston strategisia tavoitteita.
Julkisen alan viestijät ry:n hallitus
